プロジェクト概要

【支援テーマ】　離れた現場との報・連・相の実現

【顧客名】　株式会社Wistery(ウィステリー) 様

【主な事業】　社会福祉事業

【支援期間】　6ヶ月

課題とありたい像

申し送り事項など報告資料の登録項目が多く、資料作成にかかる工数負担が大きくなっていました。また記入項目も多岐に渡っており、その日の業務完了後や、後日追って資料を作成することも多く、利用者情報の連携にタイムラグが発生していました。

また、スタッフ間の連絡手段としては電話・FAX・紙のメモなどを用いており、利用者対応に悩んだ際の相談方法が確立できていませんでした。

ITリテラシーがあまり得意ではないスタッフでも簡単に報告資料を作成できるようになること、そして利用者対応に関する悩みを写真や動画なども交えて即座に他のスタッフに連携し、助言を引き出せるようになることを目指しました。
解決のためのツール選定・実装方法の検討を行う際は、利用者に関するセンシティブな情報を漏洩させることがないよう、情報セキュリティのリスクが回避できそうかどうかも重要視しました。

アプローチ

【ビジネスチャットツールの選択】

情報連携のスピードを向上させるため、ビジネスチャットツールとしてLINE WORKSを導入しました。

利用者名のグループをつくり関係者全員で利用者情報を共有し、緊急時には利用者の様子を写真や動画も用いながら共有して、その場に居ない上長や他スタッフの意見を仰ぐようになりました。
利用者情報の漏洩を防ぐためセキュリティを意識し、毎回パスワードを入れてログインするルールを設けて運用をスタートさせました。

【申し送り事項の音声入力による記録作業の軽減】

Googleドキュメントの音声入力を利用し申し送り文書を作成する運用を開始しました。それをPDF化させてダウンロードし、LINE WORKSでリアルタイムに共有しました。

導入効果

音声入力を用いた資料作成が可能となったことで、ITがあまり得意ではないスタッフや、事務作業に時間をなかなか割くことの出来ないスタッフも容易に資料作成ができるようになりました。

また、業務連絡を紙や電話、FAXからチャットツールに切り替えたことで情報連携が迅速かつ正確になり、いつでもどこからでも情報確認ができるようになりました。

チャットツールを利用するメリットとしては他にも、既読確認ができるようになったことや、電話のように作業の妨げにならないこと、利用者状況を写真や動画を交えて共有することが容易となったことで上長や他のスタッフから詳しいアドバイスを引き出すことができるようになったことなどが挙げられます。